Probabilmente molto spesso avremo sentito parlare di software gestionale, ma cosa si intende di preciso con questa definizione?
Un software gestionale è un programma che permette di automatizzare e gestire in modo semplice diversi processi aziendali: si tratta di uno strumento determinante ai fini del buon funzionamento di una startup, tanto che attualmente è impossibile pensare di gestire un’azienda senza utilizzare questo tipo di software.
Basta pensare ai vantaggi che l’utilizzo di questo tipo di software può portare nella quotidiana amministrazione di una startup:
- più velocità, precisione e sicurezza: un software gestionale è in grado di svolgere più rapidamente diversi processi e permette l’archiviazione in sicurezza di un elevato numero di dati;
- analisi dei dati: con questo tipo di software è possibile analizzare i diversi dati che derivano dalla gestione aziendale, confrontandoli, ottenendo report e previsioni;
- utilizzo da remoto: i più moderni software gestionali prevedono un sistema di lavoro in cloud, accessibile da diversi dispositivi in modo immediato;
- risparmio: la possibilità di eseguire delle operazioni in modo più rapido comporta una diminuzione dei tempi di lavoro e quindi dei costi.
Il dubbio che potrebbe sorgere, soprattutto a un neofita, è se davvero un software di questo genere sia necessario per la gestione di una startup, oppure se si possibile “accontentarsi” di un software di fatturazione: in realtà esistono delle importantissime differente fra queste due tipologie di programmi.
Software gestionale o software di fatturazione?
I programmi di fatturazione, molti dei quali sono disponibili online, con un’offerta molto varia di servizi e prezzi, hanno una funzione precisa: quello di automatizzare, rendere più rapido e sicuro il processo di fatturazione.
Questo vuol dire che gestiscono e semplificano quello che è un processo vitale della vita di una startup e di un’azienda in generale e che, fino a non troppi anni fa, richiedeva l’intervento di un professionista del settore (era di solito il commercialista, almeno per le realtà più piccole, a gestire la preparazione e l’emissione delle fatture).
Ma un software gestionale offre un servizio decisamente più complesso e comprensivo: infatti, scegliendo il tool giusto possiamo essere in grado non solo di gestire nel modo corretto il processo di fatturazione, ma anche di occuparci della gestione complessiva della nostra startup.
Un buon programma ci da la possibilità di avere sempre sotto controllo tutti quelli che sono gli aspetti della “vita” della nostra società e quindi di intervenire rapidamente e in modo efficace se ci sono dei problemi.
Inoltre, la possibilità di elaborare i dati e fare delle valutazioni e delle previsioni sull’andamento della gestione societaria della nostra startup ci permette anche di programmare le attività a breve, medio e lungo termine.
In un certo senso, anche un software di fatturazione può essere considerato un software gestionale, perchè permette di automatizzare un singolo processo (quello della fatturazione) dei tanti effettuati da una società.
Un buon gestionale è invece in grado di rendere più semplici e veloci diversi processi: per esempio, esistono dei software gestionali dedicati a specifiche attività, come possono essere ristoranti, negozi e alberghi (solo per citare i più diffusi).
Questo tipo di software è studiato appositamente per soddisfare determinate necessità, che derivano dalle caratteristiche dell’attività: per esempio, un software gestionale per un ristorante sarà in grado di gestire i tavoli, gli ordini, le scorte e implementarsi con device mobili che utilizzano i camerieri per prendere le comande.
In questo modo il software potrà trasferire gli ordini in cucina, inserirli nel conto direttamente e collegarsi al magazzino vini, per controllare le scorte ed eventualmente segnalare la necessità di procedere a un ordine da un fornitore.
Tutto questo gestito in maniera automatizzata: con l’esempio fatto è possibile capire come questo tipo di software permetta di risparmiare tempo, organizzare al meglio il lavoro e quindi incrementare i guadagni.
Ovviamente esistono anche software che offrono soluzioni più flessibili, che possono essere adattate alle necessità delle diverse aziende.
Dobbiamo quindi pensare a un software gestionale come a uno strumento potente, che ci permette di avere il controllo su tutta l’attività della nostra startup stando comodamente seduti alla nostra scrivania o lavorando anche fuori dal nostro ufficio.
Quindi il punto diventa capire quale software gestionale scegliere, visto che l’offerta del mercato si presenta come sempre più ampia.
Software gestionale: L’offerta di Sirio
Visto il numero di gestionali presenti sul mercato, può non essere facile districarsi fra le diverse offerte.
Per questo oggi voglio parlarti di Sirio.
Questo servizio è stato sviluppato dalla Phoenix Web che una software house specializzata nello sviluppo di sistemi informativi e applicazioni in cloud.
Sirio è un tool gestionale completamente in italiano, per semplificare al massimo la gestione dei diversi aspetti di attività di una startup, sempre garantendo la massima sicurezza dei dati della procedura.
Vediamo quali sono le caratteristiche e le funzionalità di Sirio e come possono essere utili per la gestione della nostra startup.
Le funzionalità di Sirio
Sirio presenta tutte le che ci possono aiutare nella gestione ordinaria della nostra startup: vedremo brevemente quali sono le più importanti, quelle che andremo a utilizzare più di frequente
Gestione in cloud
Sirio funziona in cloud: questo vuol dire che non dovremmo installare il software su un supporto fisico, ma potremmo utilizzare il nostro gestionale da diversi supporti (pc, tablet, smartphone) e da qualsiasi luogo (basta avere a disposizione una connessione internet).
Questo permette di ottimizzare il lavoro, non richiedendo una presenza “in ufficio”, ma permettendoci di gestire la nostra startup in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo.
Gestione clienti e fornitori
Sirio permette di avere una gestione ordinata e sicura dei clienti e dei loro ordini, con annesse scadenze dei pagamenti. Inoltre permette di inviare direttamente tramite email le fatture ai clienti e al commercialista.
Inoltre offre la possibilità di archiviare tutti i documenti relativi ai singoli fornitori, in modo da potervi accedere rapidamente quando necessario.
Il gestionale può anche essere integrato con i più diffusi sistemi di POS online, in modo da ricevere e registrare immediatamente i pagamenti.
Gestione dipendenti
Sirio permette di fornire un accesso anche al proprio consulente del lavoro, in modo che possa caricare direttamente le buste paga: questo permette di tenere conto in tempo reale dei costi complessivi dei dipendenti della tua startup.
Fatturazione elettronica
Sirio integra nel sistema la possibilità di creare e scaricare la fattura elettronica per le P.A. in modo semplice e veloce: dopo averla creata nel formato preferito e averla scaricata, sarà necessario semplicemente firmarla e spedirla attraverso la PEC.
Si tratta di una funzionalità molto interessante perchè rende possibile la fatturazione elettronica in modo rapido e senza costi aggiuntivi (che ci sarebbero dovendo acquistare un software apposito).
Reporting grafici
Abbiamo detto come un gestionale dovrebbe permettere di controllare tutta l’attività della nostra startup: Sirio offre una panoramica completa dell’andamento dell’attività aziendale, compresa l’analisi di fatturato, costi e fornitori.
Inoltre con Sirio è possibile effettuare confronti fra dati utilizzando diverse finestre temporali (per esempio confrontare i dati dello stesso mese ma di anni diversi) e tutti i risultati sono esportabili in formato excel, per tutte le successive analisi ed elaborazioni.
Molto interessante è la funzione automatica di conversione della valuta, che si rapporta al cambio aggiornato in tempo reale e permette anche di confrontare i diversi tassi di cambio a livello storico.
Utenti illimitati
Sirio offre la possibilità di creare un numero illimitato di profili utente: inoltre per ognuno di questi profili è possibile stabilire dei privilegi (cioè fare in modo che possono accedere solo a determinate sezioni, oppure che non possano inserire o modificare dati).
Si tratta di una funzione utile per collegare direttamente al gestionale i professionisti che collaborano con la startup (per esempio commercialista o consulente del lavoro), in modo che abbiano accesso ai dati che sono necessari per svolgere i loro compiti, in modo rapido e sicuro.
Multi negozio / Multi brand
Sirio offre un’ulteriore funzionalità, molto interessante per un’azienda che gestisca diversi punti vendita o brand di prodotto: infatti è possibile anazlizzare l’andamento dell’attività per ogni singolo negozio o per ogni brand di prodotto.
Invece di avere una serie di dati aggregati, con Sirio è possibile gestire questi dati separatamente così da controllare in modo specifico quello che è l’andamento di un negozio o di una linea di prodotto.
Sicurezza
Sirio punta molto sulla gestione sicura dei dati: i dati sensibili vengono criptati per la massima sicurezza e ogni giorno viene eseguita una copia di backup di tutti i dati della startup (che viene archiviata per 30 giorni).
Il costo
Una caratteristica molto importante di Sirio riguarda il suo prezzo: questo gestionale è infatti completamente gratuito. Una bella novità, soprattutto per uno startupper a inizio carriera che abbia un budget limitato.
La gratuità comunque non influenza la qualità di Sirio, che è stato sviluppato pensando alle necessità delle nuove imprese e che viene continuamente aggiornato, grazie anche alla collaborazione degli utenti, in modo da mantenere la massima funzionalità e offrire funzionalità sempre più complete e interessanti.
Le procedure di utilizzo
Iniziare a utilizzare Sirio è molto semplice: basta iscriversi e creare un proprio account (attenzione a verificare la correttezza dei dati che andremo a inserire, che riguardano la nostra società).
Tramite email ci verrà inviato il link per accedere al servizio di Sirio e cominciare a utilizzare le sue molteplici funzionalità.
Per quel che riguarda l’utilizzo in concreto delle diverse funzionalità di Sirio, sul sito sono a disposizione dei video tutorial che affrontano i tempi principali, per metterci rapidamenti in grado di utilizzare il nostro gestionale.
Per ogni dubbio è comunque possibile contattare l’assistenza (tramite apposito form).
Considerando tutti i suoi vantaggi, Sirio può rappresentare davvero un gestionale interessante per la nostra startup: ci permetterà di coordinare e controllare agevolmente la vita della nostra società, permettendoci di compiere altri passi sulla via del successo.
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