Imparare a delegare per puntare al successo

C’è un problema che ogni startupper, che sia all’inizio della sua attività o che sia già un imprenditore con esperienza, si trova prima o poi ad affrontare: quello di imparare a delegare.

Mettiamo in chiaro un fatto importante: nella creazione e gestione di una startup delegare non è un’opzione, ma una necessità.

Ecco i 3 motivi principali per delegare:

• per quanto professionalmente competente, nessun startupper è omnisciente e quindi in grado di occuparsi di tutti i settori dell’attività di una startup. Se nelle primissime fasi di vita di una startup è possibile pensare di occuparsi in toto del progetto di business, quando questo comincia a prendere corpo, tutto ciò diventa impossibile, anche dal punto di vista puramente temporale, non siamo in grado di occuparci di tutto.
• delegare ci permette di concentrarci sul progetto globale di business e quindi sullo sviluppo della nostra startup: delegando abbiamo la possibilità di seguire tutte quelle attività che sono necessarie oltre che lavorare sul team, sulla ricerca di finanziatori, sul business model.
• per quanto riteniamo che la startup sia una “nostra” creatura, dobbiamo capire che è anche un team di persone che lavorano assieme per un obiettivo comune, e che devono essere messi in grado di lavorare al meglio; e il delegare delle funzioni è un fattore che influisce molto sullo spirito e la motivazione del team.

Imparare a delegare: la qualità del vero leader

Abbiamo compreso che delegare è determinante, ma dobbiamo imparare a delegare nel modo corretto: per riuscire a raggiungere questo obiettivo è molto importante capire pienamente il ruolo che uno startupper deve ricoprire nello sviluppo di una startup.

Infatti, pur essendo e rimanendo il “creatore” di un progetto di business, durante la sua realizzazione concreta, lo startupper deve trasformarsi e deve diventare un leader.

Questo vuol dire non solo “lavorare nella startup”, ma soprattutto “lavorare sulla startup”: quindi imparare a coordinare e gestire il proprio team, in modo da ottenere il massimo da ogni elemento. Quindi, a delegare.

Imparare a delegare (ovviamente nel modo corretto) vuol dire avere a disposizione il tempo necessario a fare tutto il resto, a gestire la startup e a controllare e guidare lo sviluppo del progetto nel suo complesso.

Se continuassimo a pensare di poter fare tutto da soli, non riusciremo mai ottenere i risultati che ci siamo prefissati e quindi la nostra startup sarà inevitabilmente destinata al fallimento.

Imparare a delegare: vantaggi e svantaggi

Come tutte le possibilità di operare che abbiamo nella gestione di una startup, anche delegare presenta dei vantaggi e degli svantaggi. Vediamo insieme quali sono i più rilevanti.

Vantaggi

• avere più tempo per dedicarsi allo sviluppo della startup;
• ottenere un risultato migliore, delegando le funzioni a soggetti con competenze migliori in un determinato campo e con una maggiore esperienza;
• costruire un team di professionisti fortemente motivato: dobbiamo infatti considerare che la delega non ha soltanto una funzione pratica (cioè quella di farci risparmiare tempo oppure ottenere migliori risultati), ma ha anche un’importante funzione in relazione al “morale” del nostro team. Infatti la delega è una dimostrazione di fiducia da parte dello startupper: e il fatto di sentirsi investiti da questa fiducia può stimolare i collaboratori e i dipendenti a fare del loro meglio nello svolgere i loro compiti.

Svantaggi

• delegare richiede tempo: per farlo in modo corretto, dobbiamo individuare la persona a cui delegare e definire in modo preciso i suoi compiti. Si tratta di un lavoro di ricerca e di impostazione che deve essere fatto nel migliore dei modi, perché delegare alla persona non adatta oppure senza essere chiari sui compiti affidati può rivelarsi un grave danno per la nostra startup;
• aumento dei costi: soprattutto nel caso in cui si decida di delegare a un soggetto esterno al nostro team (per esempio un professionista in materia fiscale);
• perdita di controllo: il delegare alcune funzioni ci può dare la sensazione di perdere il controllo e, in un certo senso, l’autorità sui nostri collaboratori e dipendenti. In realtà dobbiamo sempre tenere a mente che ci limitiamo a delegare delle funzioni, ma la responsabilità di controllo e di direzione del progetto rimane sempre nelle nostre mani.

Cosa possiamo delegare? La Matrice di Eisenhower

Ma quali sono le attività e le funzioni che possiamo delegare? Ovviamente non esiste un elenco preciso di queste funzioni, perché i fattori che entrano in gioco sono molto diversi fra loro e vanno a creare situazioni che non sono prevedibili a priori.

Per imparare a delegare ci può essere molto utile la Matrice di Eisenhower: si tratta di un metodo di ottimizzazione del tempo.

Il nome deriva da una frase attribuita al Presidente Americano Eisenhower, per cui “Ciò che è importante è raramente urgente, e ciò che è urgente è raramente importante”.

Applicare questo metodo alla gestione della nostra startup ci permette di ordinare le diverse priorità e distinguere le attività realmente urgenti rispetto a quelle superflue.

Va ricordata una cosa: quello di “importanza” è un concetto che viene influenzato da un elemento soggettivo (per cui quello che è urgente per una persona, può non esserlo per un’altra), mentre quello di “urgenza” è un concetto oggettivo (perché dipende soltanto dalla variabile del tempo).

In realtà, nel momento in cui questa matrice viene applicata alla gestione di una startup, dovremmo fare in modo che l’elemento soggettivo abbia un campo molto limitato: dobbiamo essere preparati e sapere quali sono le attività più importanti per una startup, senza lasciare spazio alle nostre opinioni personali.

Matrice di Eisenhower: come funziona?

Combinando nella Matrice di Eisenhower i parametri di importanza e urgenza si ottengono quattro diversi quadranti:

• le attività che sono urgenti e importanti: potremmo definire questo quadrante quello della “crisi”, perché comprende le attività che vanno compiute al più presto e che non possiamo delegare agli altri perché rivestono un’importanza capitale per la nostra startup: per esempio dei progetti che sono in scadenza, oppure delle telefonate importanti che non possono essere rimandate o ancora dei problemi che vanno risolti con la massima urgenza. Ovviamente, dovremmo lavorare in modo che una minima parte delle nostre attività si trovi in questo quadrante: infatti, ci troviamo a lavorare sotto pressione, con un aumento del rischio di errori (anche gravi).

• qui si trovano le attività che sono importanti, ma non sono urgenti. Possiamo pensare a progetti che hanno una scadenza medio-lunga, oppure alla preparazione di nuove strategie operative per la nostra startup, come per esempio la ricerca di nuove possibilità di business e tutta l’attività preparatoria per esse. Per quanto non connotate dal carattere dell’urgenza, queste sono probabilmente le attività che hanno una maggiore importanza nelle gestione della tua startup verso il successo: si tratta delle funzioni che non vanno delegate, perché sono quelle su cui dobbiamo concentrarci maggiormente, per raggiungere i nostri obiettivi. Attenzione però: il fatto che non ci sia un aspetto di urgenza immediata non vuole dire che dobbiamo continuamente rimandare queste attività, altrimenti il rischio è di ritrovarsi nuovamente nel quadrante numero 1. Una corretta programmazione degli impegni e del tempo è alla base della buona gestione di una startup.

• qui si trovano le attività che sono solo urgenti, ma non importanti. Questo vuol dire che abbiamo la possibilità di delegare queste attività, sempre scegliendo la persona adatta e definendo in modo chiaro i compiti, in modo da avere maggiore tempo libero da dedicare alle attività del quadrante 1 e 2.

• nell’ultimo quadrante si trovano le attività che non sono né urgenti, né importanti: si tratta di tutte quelle attività che possono essere tranquillamente delegate. Anzi, a ben vedere, si tratta di tutta una serie di attività inutili: considerato questo, anche delegarle sarebbe un’inutile perdita di tempo e di lavoro, quindi le attività comprese in questo quadrante vanno, per quanto possibile, eliminate.

Organizzando le funzioni della nostra startup secondo la matrice di Eisenhower ci aiuterà a imparare a delegare e gestire al meglio il tempo, scegliere le attività da affidare ai nostri collaboratori e quindi ottimizzare la produttività e la resa complessiva del nostro lavoro.

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