debitoor

La gestione della contabilità e dei processi di fatturazione è uno dei compiti impegnativi con cui deve misurarsi una startup, soprattutto nella prima fase di sviluppo.

Bisogna considerare che una società appena costituita spesso ha un team di dimensioni limitate, dove manca un ufficio dedicato alla gestione della contabilità.

L’alternativa può essere quella di affidare il tutto a un professionista esterno, ma i costi in questo caso possono essere elevati.

Debitoor offre un’alternativa molto interessante e utile per la gestione della contabilità in autonomia, coprendo le funzionalità principali della fatturazione e della contabilità.

Il fatto di essere stata progettata per le piccole realtà imprenditoriali ha influito anche sulla struttura e sulle funzionalità del software.

Che punta sulla semplicità di utilizzo, sull’ampia disponibilità di funzioni che possono essere inserite nei diversi pacchetti e sulla possibilità di integrazione con diverse app.

Debitoor: il servizio di fatturazione elettronica e contabilità progettato per le startup

# La storia di Debitoor

Debitoor nasce nel 2012 in Danimarca, dall’intuizione di alcuni professionisti che lavoravano per una delle più grandi aziende produttrici di software per la contabilità in Europa, E-conomic.

Il founder di Debitoor, Alessandro Justesen Leoni, ha avuto l’intuizione di creare un software, in origine open source, che fosse adatto ai liberi professionisti, ai freelance, alle PMI e alle startup.

L’idea di fondo era quella di creare un software per la gestione della contabilità che fosse semplice da utilizzare anche per chi non era un esperto in materia.

Inoltre i costi dovevano essere contenuti, per invogliare gli utenti alla prova e all’acquisto del software.

Debitoor è stato progettato per essere un software che lavora in cloud, con un modello di business facilmente scalabile: il primo MVP è stato realizzato e lanciato sul mercato in 5 mesi.

Debitoor è anche un software pensato in origine per essere lanciato sul mercato internazionale: questo vuol dire che è stato progettato per adattarsi ai diversi sistemi fiscali dei diversi paesi.

Il successo ha portato alla crescita del prodotto e dei servizi offerti, con l’inserimento di alcuni piani Premium a pagamento che prevedevano funzioni ulteriori rispetto a quelle presenti nel servizio base.

All’inizio il servizio di Debitoor era presente già in 59 paesi diversi.

Nel 2015 Debitoor si stacca da E-conomic, diventando una società indipendente e nello stesso anno dice addio alla versione free del servizio, lasciando sul mercato soltanto i piani a pagamento.

Il 2017 rappresenta un anno di svolta, perché Debitoor entra a far parte del gruppo SumUp, già leader del mercato dei Pos senza fili in tutta Europa e caratterizzato dalla mission di fornire strumenti per le piccole e medie realtà imprenditoriali.

L’ingresso nel gruppo di SumUp permette un ulteriore crescita per Debitoor, oltre all’integrazione di specifiche funzioni legate al sistema di Pos wireless.

La crescita di Debitoor continua negli anni successivi, con l’implementazione di nuove funzioni, sviluppate a seconda delle necessità dei sistemi dei diversi paesi in cui il software è utilizzabile.

# Come funziona Debitoor

Per utilizzare Debitoor è prima di tutto necessario registrarsi al sito, inserendo tutti i dati della propria attività o società.

È possibile sfruttare un periodo di prova gratuito di 7 giorni, che permette di comprendere il funzionamento del software e valutare se effettivamente è la soluzione adatta per la propria startup.

La registrazione non è effettuata direttamente su Debitoor, ma su SumUp.

Dopo aver effettuato l’iscrizione e avere inserito i dati della propria attività, compresi quelli relativi al regime fiscale, è già possibile emettere la prima fattura elettronica.

Accedendo al software si ha infatti a disposizione una dashboard che permette di regolare e controllare tutto il processo di fatturazione elettronica, dalla compilazione all’invio al cliente.

Il sistema è particolarmente intuitivo, perché in alto sullo schermo sono presenti diverse icone relative a:

fatture;
offerte;
pagamenti;
acquisti;
contatti;
prodotti.

Sulla destra dello schermo è anche presenta una sezione denominata “Banca e Cassa”: qui si può vedere la situazione dei diversi conti correnti legati all’azienda, dell’eventuale conto PayPal collegato e della cassa.

Il riquadro “Vendite” permette di avere sotto controllo l’andamento delle vendite, con la possibilità di impostare dei filtri temporali per confrontare vari periodi.

È anche disponibile un grafico che permette di mettere a confronto “Vendite e Acquisti” negli ultimi sei mesi di attività.

Nella parte alta a destra dello schermo si trova l’icona delle notifiche: qui è possibile leggere eventuali commenti lasciati dai clienti alle fatture ricevute.

# La fatturazione con Debitoor

Debitoor permette di gestire in modo completo il sistema di fatturazione della startup.

Infatti permette di compilare rapidamente i dati delle fatture, estratti dalla rubrica dei clienti, e inviarla con pochi click.

Inoltre il software permette di gestire anche il processo di invio delle fatture elettroniche allo SDI e di concedere al commercialista l’accesso ai dati delle fatture per la compilazione dei documenti fiscali.

Oltre alle fatture e fatture elettroniche, per cui è possibile utilizzare uno dei modelli già presenti o crearne uno personalizzato, Debitoor permette di gestire anche tutti i documenti collegati, come:

offerte e preventivi;
Documenti di Trasporto;
Note di Credito per la correzione di eventuali fatture errate;
Solleciti da inviare ai clienti per il pagamento delle fatture scadute.

Debitoor permette anche di fatturare in valuta estera, diversa da quella utilizzata per la contabilità, nel caso di esportazione e vendita di servizi e prodotti all’estero.

# Contabilità, riconciliazione bancaria e altre funzioni

Debitoor permette anche di gestire la contabilità di una startup, tramite il monitoraggio delle spese, la registrazione degli acquisti e la dichiarazione IVA.

Inoltre è possibile utilizzare il sistema di riconciliazione bancaria: il procedimento è molto semplice e studiato per evitare inutili perdite di tempo.

È necessario caricare nel proprio account l’estratto conto dell’azienda e il software provvede al processo di riconciliazione bancaria, automatica abbinando le transazioni.

Debitoor permette poi di utilizzare alcune funzioni aggiuntive, che permettono di gestire un ecommerce o di monitorare la produttività dell’azienda collegando le apposite app.

Fra le app che è possibile collegare a Debitoor molto interessante è Xpenditure, che permette di convertire le ricevute in dati con un semplice scatto fotografico.

Grazie alla partnership con Commercialista.com è anche possibile trovare in tempi rapidi un professionista certificato con cui collaborare.

# I piano di abbonamento di Debitoor

Oltre alla possibilità di provare per 7 giorni gratuitamente il servizio, Debitoor offre diversi piani di abbonamento, adatti a realtà diverse:

piano XS: che prevede il servizio di fatturazione, per un numero limitato di documenti, e non quello di contabilità, per un singolo utente al costo di 4 euro al mese per l’abbonamento annuale o 6 euro mensili;
piano S: che prevede il servizio di fatturazione, per un numero limitato di documenti, e parte dei servizi di contabilità, per un singolo utente al costo di 8 euro al mese per l’abbonamento annuale o 10 euro mensili;
piano M: che prevede il servizio di fatturazione, per un numero limitato di documenti, e quello di contabilità, per un singolo utente al costo di 12 euro al mese per l’abbonamento annuale o 15 euro mensili;
piano L che prevede il servizio di fatturazione, per un numero illimitato di documenti, e quello di contabilità, per 3 utenti al costo di 24 euro al mese per l’abbonamento annuale o 30 euro mensili;

# Le caratteristiche di Debitoor

Debitoor ha creato un servizio di fatturazione e contabilità dedicato alle realtà imprenditoriali più piccole e meno strutturate.

Per questo i suoi punti di forza sono rappresentati da:

Semplicità di utilizzo

La scelta di un’interfaccia per quanto possibile intuitiva e con cui è semplice prendere confidenza fa capire come il software sia pensato anche per coloro che non hanno particolare esperienza nel campo della fatturazione e della contabilità.

L’utente viene guidato passo passo nell’utilizzo delle diverse funzioni, in particolare in quelle relative alla fatturazione, e sfrutta gli automatismi nella compilazione dei campi tratti dalle rubriche.

Possibilità di utilizzo tramite diversi dispositivi

Debitoor lavora su un sistema cloud: questo garantisce la sicurezza dei dati archiviati e la loro accessibilità da diversi dispositivi e in qualunque luogo l’utente si trovi.

Infatti per utilizzare il software è possibile utilizzare un app completamente gratuita per device mobili: è ovviamente sempre necessaria la disponibilità di una linea dati.

Flessibilità di utilizzo

Debitoor è un programma che si adatta a realtà diverse, grazie anche  alla possibilità di scegliere fra diversi piani con diverse funzionalità.

Inoltre è possibile integrare nel tool diverse funzionalità provenienti da altre app, in modo da gestire diversi tipi di operazioni a livello di fatturazione e contabilità.

Il tool funziona poi su diversi sistemi operativi, in modo da non limitare gli utenti che utilizzano sistemi operativi meno diffusi.

# Debitoor può essere utile per una startup?

Soprattutto nelle prime fasi di sviluppo, Debitoor può rivelarsi una soluzione interessante per una startup.

Infatti le soluzioni messe a disposizione, soprattutto quelle relative alla fatturazione, sono quelle necessarie allo svolgimento dell’attività aziendale.

Anche se limitate, le funzioni di contabilità che sono disponibili con i diversi piani, possono essere utili a comprendere l’andamento della startup e valutare il rapporto costi -guadagni.

Per fare questo è disponibile anche un servizio per creare resoconti e rapporti, che possono essere anche inviati al commercialista per fini fiscali.

Quella offerta da Debitoor è una soluzione adatta nel caso in cui la startup all’inizio della sua attività e quindi non abbia ancora un organico particolarmente strutturato.

Il prezzo può essere ritenuto competitivo, soprattutto per quanto riguarda le soluzioni di abbonamento annuali.

Nel momento in cui l'attività della startup cresce è molto probabile che Debitoor mostri diversi limiti e sia necessario passare a un sistema di contabilità diverso e più articolato.

E ora vogliamo sentire il tuo parere: hai visto come funziona il servizio per la fatturazione e la contabilità proposto da Debitoor e ti sei potuto fare un’idea in proposito. Pensi che lo utilizzeresti per la tua startup? Dicci come la pensi con un commento!

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