8 programmi di fatturazione online per la tua startup (in italiano)

Il processo di fatturazione è una delle operazioni più comuni che una startup deve svolgere durante la sua attività di impresa: se vogliamo vendere i nostri prodotti o servizi ai clienti, dovremmo sempre emettere una fattura.

Fino a qualche anno fa questa operazione veniva svolta, seguendo un processo lento e tortuoso: bisognava preparare la fattura (il più delle volte scrivendola a mano utilizzando appositi blocchi numerati e timbrati), una copia andava consegnata al cliente, di persona o utilizzando le poste, aspettare il pagamento della stessa (che poteva anche tardare), registrarlo, portare una copia della documentazione al proprio commercialista, che provvedeva a farne un’ulteriore copia da inserire nei propri registri.

Un procedimento complesso, che richiede un impegno di tempo notevole.

Ma per una startup che voglia essere competitiva e produttiva non è possibile nemmeno pensare di sprecare tutto questo tempo: esistono diversi strumenti che permettono di effettuare le stesse operazioni con un semplice click del mouse.

In particolare, un tool di fatturazione può rivelarsi uno strumento prezioso per risparmiare tempo, evitare errori e gestire tutto il settore della fatturazione di una startup nel modo più produttivo, permettendo di spedire direttamente i documenti a clienti e commercialista, di controllare lo stato dei pagamenti e di correggere rapidamente eventuali errori nel processo di fatturazione.

Attualmente sono sempre più utilizzati i tool di fatturazione online: si tratta di programmi che non vengono installati direttamente su un supporto fisico (come un personal computer), ma che permettono di gestire il sistema di fatturazione attraverso la rete.

Si tratta in effetti di una soluzione molto interessante, soprattutto per una startup, perché presenta diversi vantaggi rispetto alla gestione classica affidata a un commercialista.

In particolare, grazie a questi tool è possibile:

• Automatizzare e snellire il procedimento di fatturazione (basta pensare alla numerazione automatica dei documenti, che permette di evitare errori e perdite di tempo);
• Accedere ai documenti da diversi device e da qualsiasi luogo: questo vuol dire che non è più necessario aspettare di tornare a casa o in ufficio per emettere una fattura, ma è possibile farlo in qualsiasi momento;
• Sicurezza e organizzazione precisa dei documenti e dei dati dei clienti: i vari documenti e le informazioni immesse sono organizzate in modo da essere rapidamente reperibili e la sicurezza dei dati (anche quelli sensibili) è garantita da attacchi esterni (come virus e malware che possono attaccare il personal computer);
• Possibilità di personalizzare i documenti: i tool permettono di inserire il logo delle propria startup oppure altri messaggi di marketing che possono raggiungere direttamente il cliente, riuscendo a definire la “personalità” della società e a mostrare il valore aggiunto di prodotti e servizi.

Inoltre, imparando a sfruttare al meglio questi tool è possibile anche effettuare un analisi delle vendite e dei guadagni (anche attraverso appositi grafici), controllare lo stato dei pagamenti ed eventualmente provvedere ai necessari solleciti e creare un modello personalizzato sulle necessità della propria startup per i documenti fiscali, che permetta di lavorare in modo rapido ed efficiente.

Inoltre, anche i rapporti con un professionista che si occupi della gestione fiscale della startup possono risultare semplificati dall’utilizzo di questi tool: infatti, la possibilità di concedere l’accesso ad altri utenti permette una correzione rapida di eventuali errori e la registrazione rapida dei documenti.

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I tool online: come sceglierli

L’offerta di tool di fatturazione online è ampia: in questo articolo ne prenderemo in considerazione alcuni, valutando soprattutto alcuni specifici aspetti:

• Quali sono i servizi offerti: alcuni tool possono offrire un maggior numero di servizi (magari con un costo maggiore) che possono essere più o meno interessanti per uno startupper, a seconda dell’attività di impresa svolta;
• La possibilità di fruire di una prova gratuita per valutare il tool;
• Il fatto che sia free oppure che abbia un costo, con le caratteristiche che distinguono pacchetti gratuiti da quelli a pagamento;
• La possibilità di ricevere un’assistenza tecnica ed eventualmente i modi per contattare il customer care;
• La facilità di uso del tool: alcuni startupper possono preferire un’applicazione più complessa ma anche più completa, mentre per altri è più importante che il tool sia friendly user;
• La presenza di una demo: nel caso non sia disponibile una prova gratuita, una demo può essere uno strumento valido per la valutazione di un tool e delle sue funzionalità.

Debitoor

Debitoor è un tool di fatturazione online caratterizzato dalla semplicità e dalla flessibilità: infatti le funzioni previste da questo software sono quelle necessarie alla gestione della contabilità di una piccola startup già nella versione base, ed è possibile scegliere una versione più completa a seconda delle necessità di gestione fiscale.

Questo permette di pagare per un prodotto che realmente si utilizza e non per molte funzioni che, in alcuni casi, rischiano di rimanere non sfruttate.

Scegliendo le versioni più complesse è possibile produrre documenti diversi dalle fatture (come DDT e note di credito), personalizzare i modelli di fattura, importare dati bancari e produrre report relativi agli acquisti e alle vendite.

È possibile collegare al proprio account il commercialista, in modo da garantire un controllo in tempo reale della correttezza dei documenti.

La versione XS ha un costo di 6 euro al mese (4 euro per un piano annuale) e prevede un limite di 100 documenti all’anno, la versione S costa 10 euro al mese (8 euro per un piano annuale) e un limite di 400 documenti, la versione M costa 14 euro al mese (12 per un piano annuale) e un limite di 800 documenti, la versione XL costa 30 euro al mese (24 per un piano annuale) senza limiti per il numero di documenti e con la possibilità di aggiungere fino a 3 utenti (per le altre versioni è previsto un singolo utente).

• Servizi offerti: fatturazione, controllo pagamenti, riconciliazione bancaria automatica, personalizzazione delle fatture;
• Prova Gratuita: sì;
• Demo: no
• Costi: la versione XS ha un costo di 6 euro al mese (4 euro per un piano annuale), la versione S costa 10 euro al mese (8 euro per un piano annuale), la versione M costa 14 euro al mese (12 per un piano annuale), la versione XL costa 30 euro al mese (24 per un piano annuale);
• Assistenza: email, forum;

Fattura24

Fattura24 permette di gestire in modo semplice e intuitivo tutte le operazioni necessarie alla fatturazione: inoltre è possibile archiviare anche documenti non fiscali, creare modelli personalizzati, archiviare i modelli F24, permettere al proprio commercialista di collegarsi all’account, gestire i pagamenti dei clienti e il magazzino.

Si tratta di un tool multi account, attraverso cui è possibile collegare gli account di diverse società, e multi utente, per cui è possibile lavorare in team sulla gestione degli aspetti fiscali.

La presenza di numerosi tutorial e video permette di utilizzare con semplicità questo tool, adattandolo alle esigenze particolari della propria startup.

È disponibile anche un manuale online molto semplice e pratico da consultare, per utilizzare al meglio il prodotto.

Molto interessante la funzione dedicata all’analisi dei dati e alla produzione di report: infatti è possibile ottenere report relativi all’IVA, al fatturato previsionale e dei precedenti 3 anni e anche un’analisi geografica della clientela (utile per campagne di marketing geo localizzate).

Inoltre il tool può essere implementato con diversi software per la gestione dell’e-commerce, come Magento e PrestaShop.

Esiste una versione completamente gratuita, che non prevede la possibilità di più account e di più utenti, né il collegamento con il commercialista e ha un limite per il numero di fatture che possono essere emesse durante l’anno (fino a 12).

Questa versione può essere utile come prova del sistema e per le piccole imprese nei primi mesi di attività.

Le versioni a pagamento comprendono una versione Professional (60 euro + IVA all’anno), che prevede la possibilità di gestire fino a 1000 documenti annui per tipo di documento, il multi account e la possibilità di utilizzare un massimo di 2 utenti.

La versione Business (120 euro + IVA all’anno) prevede la gestione fino a 3000 documenti per tipo, il multi account, un massimo di 5 utenti, la possibilità di creare listini e di gestire il magazzino.

La versione Enterprise (240 euro + IVA all’anno) non ha nessun limite per quel che riguarda il numero di utenti e il numero di documenti gestibili durante l’anno, oltre a tutte le caratteristiche delle versioni più economiche.

• Servizi offerti: fatturazione, controllo pagamenti, elaborazione dati e creazione di report, gestione magazzino, implementazione con software ecommerce, multi account;
• Prova Gratuita: sì;
• Demo: no
• Costi: versione Free e versione Professional (60 euro +IVA), Business (120 euro +IVA) e Enterprise (240 euro +IVA);
• Assistenza: chat;

Fattura con Billy

Fattura con Billy è un tool di fatturazione dall’utilizzo intuitivo e semplice. Si tratta di un prodotto sviluppato per rendere più semplice e rapido il processo di fatturazione, in modo da risparmiare quanto più tempo possibile.

È possibile personalizzare le fatture a seconda delle necessità della propria startup, avere sotto controllo lo stato delle fatture (pagate, insolute e in sospeso), spedire le fatture in formato PDF e controllare il grafico che rappresenta l’andamento della fatturazione.

È previsto un periodo di prova di 14 giorni, e il costo del tool è di 3,25 euro al mese.

L’assistenza è garantita via email. Si tratta di uno strumento dal costo contenuto, ma assolutamente efficace nel caso sia necessario solamente un tool di fatturazione rapido e semplice da gestire.

• Servizi offerti: fatturazione;
• Prova Gratuita: sì per 14 giorni;
• Demo: no
• Costi: 3,25 euro +IVA al mese;
• Assistenza: email;

FatturaPronta

FatturaPronta è uno dei più semplici e immediati tool per la creazione di fatture online: non sono previsti costi, ma una semplice registrazione, ed effettuata questa si può immediatamente creare la prima fattura.

È possibile creare un numero illimitato di fatture, per un numero illimitato di clienti e di prodotti oltreche una serie di report con l’analisi della fatturazione. È disponibile anche un servizio di assistenza tramite chat.

FatturaPronta è uno strumento dalle potenzialità limitate, ma un’ottima soluzione per una startup all’inizio dello sviluppo e nel caso in cui si abbia solamente bisogno di un tool che generi le fatture.

• Servizi offerti: fatturazione;
• Prova Gratuita: no;
• Demo: no
• Costi: free;
• Assistenza: chat;

 FattureinCloud

FattureinCloud è un tool di fatturazione online studiato per professionisti e piccole imprese, quindi adatto a una startup nelle prime fasi di attività.

Permette non solo di gestire la fatturazione online, ma anche di controllare gli acquisti, i pagamenti, il magazzino e di elaborare i dati che vengono immessi in modo da ottenere dei report sull’andamento della società.

Permette al commercialista di collegarsi all’account e quindi di vedere e registrare i documenti in tempo reale e di comunicare in modo rapido per eventuali modifiche o correzioni.

Se non si dispone già di un professionista è possibile anche trovare un commercialista, valutandolo in base alle opinioni degli utenti del sito.

Il prodotto dispone di diverse funzioni, ma è strutturato in modo da essere gestibile in maniera semplice e intuitiva, grazie a una grafica lineare, che mantiene sempre in primo piano il menù laterale con tutte le funzioni disponibili.

La proposta prevede 3 diversi pacchetti con costi e caratteristiche diverse: il pacchetto Standard a un costo di 60 euro + IVA all’anno permette di gestire il processo di fatturazione, con un limite per il numero di documenti (400) e di clienti/fornitori/ prodotti (1000) utilizzabili.

Il pacchetto Premium per 120 euro + IVA all’anno permette anche la gestione del magazzino e ha limiti più alti per documenti (800) e clienti/fornitori/prodotti (2500).

Il pacchetto Premium Plus per 180 euro +IVA all’anno automatizza l’invio dei solleciti e permette di esportare un archivio in formato ZIP dei documenti; i limiti sono 3000 documenti e 5000 clienti/fornitori/prodotti.

È possibile usufruire di una prova gratuita della durata di 30 giorni.

Quindi FattureinCloud offre:

• Servizi offerti: fatturazione, gestione magazzino, controllo acquisti e pagamenti, elaborazione dati e creazione di report;
• Prova Gratuita: 30 giorni;
• Demo: no
• Costi: pacchetto Standard 60 euro +IVA all’anno; pacchetto Premium 120 euro +IVA all’anno, pacchetto Premium Plus 180 euro + IVA all’anno;
• Assistenza: ticket online, assistenza in chat, assistenza telefonica, manuale cartaceo e diversi tutorial che spiegano come utilizzare al meglio le diverse funzioni.

Fiscolo

Fiscolo è un tool per la fatturazione elettronica studiato per piccole imprese e professionisti: oltre alla fatturazione è possibile anche implementare la gestione di altri aspetti dell’attività di impresa, come la gestione dei costi e dei documenti bancari, l’analisi e la creazione di report sull’andamento degli acquisti e pagamenti dei clienti, l’impostazione delle offerte per i clienti, la creazione di fatture in valuta estera e la possibilità di personalizzare i diversi documenti con un proprio logo.

È possibile permettere al proprio commercialista di accedere al tool per controllare le fatture e gli altri documenti fiscali. Inoltre il tool include il programma RESA, che permette di tenere conto del tempo impiegato e dei costi di ogni progetto affrontato.

Il tool nel suo complesso è semplice e intuitivo da utilizzare e permette anche di avere dei rendiconti (trimestrali e annuali) sui guadagni, con la possibilità di fissare obiettivi e di inserire un reminder per le fatture in scadenza.

Fiscolo è disponibile in due versioni: la prima è free e non permette la creazione di fatture elettroniche, di fatture in valuta estera e la creazione di un logo personalizzato, fornendo uno spazio per archiviazione dei documenti di 10 Mb.

La versione in abbonamento (9,99 euro al mese o 110 euro per un anno) implementa tutte le funzionalità viste prima e mette a disposizione uno spazio illimitato per l’archiviazione di documenti.

• Servizi offerti: fatturazione, controllo pagamenti, elaborazione dati e creazione di report, creazione offerte;
• Prova Gratuita: no;
• Demo: no
• Costi: versione Free e versione in abbonamento 9,99 euro al mese o 110 euro all’anno;
• Assistenza: ticket online, chat, assistenza telefonica;

InvoiceX

InvoiceX è un gestionale di fatturazione che viene installato sul personal computer: si tratta di un sistema classico, che prevede dunque l’utilizzo di una (o più) macchine per il funzionamento del programma.

Questo vuol dire che i dati non sono accessibili tramite internet ma è necessario lavorare fisicamente sul computer su cui è installato il programma.

Si tratta di un gestionale completo: oltre a tutto il processo di fatturazione, con il software è possibile gestire il magazzino, preparare listini e preventivi, RIBA e SEPA, occuparsi della contabilità ed esportare i documenti in formato PDF.

La particolarità più interessante di InvoiceX è quella di essere un Open Source: il programma viene fornito con il codice sorgente ed è quindi possibile effettuare modifiche e personalizzarlo a seconda delle proprie esigenze.

Il funzionamento è intuitivo e prevede un “avvio rapido” che permette di accedere rapidamente alla funzioni utilizzate più di frequente.

La versione Base è gratuita, ma non prevede assistenza, non rende possibile il backup dei dati in cloud, rende possibile solo le operazioni di fatturazione ed è installabile su una singola macchina, mentre le versioni Professional (69 euro +IVA all’anno), Professional Plus (99 euro + IVA all’anno) e Enterprise (189 euro + IVA all’anno) permettono di accedere a tutte le funzioni del programma, sono installabili su più postazioni e prevedono un sistema di assistenza via email (anche telefonica per la versione Enterprise).

• Servizi offerti: fatturazione, gestione magazzino, contabilità;
• Prova Gratuita: versione free
• Demo: no
• Costi: versione free con limitazioni di uso; versione Professional (69 euro +IVA all’anno), Professional Plus (99 euro + IVA all’anno) e Enterprise (189 euro + IVA all’anno);
• Assistenza: email, telefono;

IoFatturo

IoFatturo è un tool di fatturazione completo e dall’utilizzo intuitivo: comprende tutte le operazioni necessarie per la gestione dei documenti fiscali di una piccola impresa.

Oltre a creare le fatture e gli altri documenti (come DDT e preventivi) permette infatti di gestire le fatture di acquisto, il magazzino e gli incassi e di esportare i dati in formato Excel.

È disponibile anche una funzione che fornisce report basati sulla fatturazione e sugli incassi.

Il tool è disponibile in una versione gratuita che prevede un massimo di 5 documenti gestibili ed è priva di assistenza tecnica: può essere considerata alla stregua di una demo, perché permette di valutare le funzionalità di base del programma.

La versione a pagamento prevede un canone contenuto (30 euro + IVA all’anno) e permette di gestire un numero illimitato di documenti, oltre alla possibilità (al costo di 25 euro+IVA all’anno) di utilizzare dei servizi aggiuntivi relativi alla fatturazione elettronica.

L’assistenza è garantita tramite ticket online, mail oppure forum dedicato. Si tratta di tool dalle funzionalità limitate, ma che può risultare interessante per una startup all’inizio dell’attività e con un budget limitato.

• Servizi offerti: fatturazione, gestione magazzino;
• Prova Gratuita: no;
• Demo: no
• Costi: versione free con limitazioni di uso; versione completa a 30 euro +IVA all’anno;
• Assistenza: ticket online, email, forum;

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