La rete offre diversi tool che permettono di organizzare al meglio le diverse attività che deve compiere uno startupper.
Perché nello sviluppo di un progetto di business sono diverse le attività che bisogna seguire e organizzare e che spesso coinvolgono più di una singola persona.
Considerando questo è impossibile pensare a una classica organizzazione tramite bacheca fisica: per la tua startup hai bisogno di strumenti flessibili e semplici da utilizzare.
Ricorda: una buona organizzazione ti permette di avere tutto sotto controllo e di lavorare al meglio, sia da solo che con il tuo team.
Eccoti quindi i 5 migliori tools per la pianificazione e l'organizzazione del tuo progetto in ordine alfabetico.
# Asana
Asana è stato realizzato per essere un tool particolarmente adattabile alle diverse realtà che richiedono un sistema di gestione dei progetti.
Grazie a questo tool è possibile organizzare il lavoro di una startup sia nelle fasi iniziale, quando ci sono limitate attività e poche persone coinvolte, sia nelle fasi in cui la società presenta una struttura e un’attività più complessa.
Altra caratteristica importante di Asana, sempre legata al concetto di flessibilità, è quella della sua trasversalità.
Questo tool è infatti pensato per essere utilizzato in diversi settori dell’attività di una startup, dal marketing, allo sviluppo del prodotto fino all’amministrazione e finanza.
Questo di semplificare di molto le procedure, visto che tutti i membri del team, per i diversi progetti fanno riferimento allo stesso strumento.
E permette anche allo startupper di mantenere una visione di insieme sullo sviluppo del progetto di business.
Altro punto di forza è la struttura di Asana, che rispecchia molto da vicino quella di una startup.
C’è un’organizzazione di cui tutti i membri fanno parte, all’interno della quale si trovano diversi team, ognuno in un determinato settore oppure con particolari competenze.
Ogni team, con i suoi diversi membri, può gestire uno o più progetti.
All’interno dei diversi progetti è possibile creare dei task e dei sub task, che sono il cuore del progetto stesso.
I costi
Asana è disponibile in tre diverse versioni:
Per le grandi aziende, che hanno necessità di organizzazione particolarmente complesse è possibile avere un’ampia personalizzazione del tool, con l’opzione Asana Enterprise.
I punti deboli di Asana
Non è facile trovare un difetto a un tool come Asana: un piccolo limite è quello relativo alla lingua.
Per quanto siano disponibili ottimi tutorial e guide in italiano, Asana utilizza come lingua l’inglese, che risulta però facilmente comprensibile. È probabile che esca presto una versione del tool in lingua italiana.
Per quale progetto è adatto Asana?
Le caratteristiche di Asana lo rendono adatto a una molteplicità di progetti: questo strumento può essere utilizzato sia nelle prime fasi di vita di una startup, sia quando il suo sviluppo è più avanzato.
Quindi, accanto ai piccoli team all’inizio delle loro operazioni, Asana viene utilizzato anche da società come Google, Spotify, Zappos, Uber e Paypal.
# Basecamp
Basecamp permette di creare progetti a cui possono collaborare diversi membri di un team.
Ha un’interfaccia utente molto immediata, anche se le funzioni a disposizione sono decisamente molte e anche complesse.
Tramite le pagine dedicate ai team è possibile controllare l’evoluzione delle diverse attività e comunicare in modo rapido con i diversi soggetti coinvolti (tramite i messaggi “ping”).
I punti di forza di Basecamp
Nonostante l’interfaccia spartana, Basecamp dispone di molte funzioni che permettono di gestire al meglio un progetto.
Come Project Manager è possibile monitorare in modo semplice l’attività dei singoli membri e quella complessiva legata al progetto.
Molto interessante, soprattutto per le realtà maggiormente strutturate, è la possibilità di gestire con Basecamp un numero illimitato di team e di progetti.
I costi di Basecamp
Basecamp prevede la possibilità di provare per un mese gratuitamente il tool: trascorso questo periodo il costo è di 99 dollari al mese.
I punti deboli di Basecamp
Basecamp mostra pochi punti deboli: le uniche pecche sono la mancanza di una versione gratuita senza scadenza e la disponibilità solo in lingua inglese.
Per quale progetto è adatto Basecamp?
Basecamp è un tool di project management molto flessibile e quindi può essere adattato alle diverse necessità.
Si tratta di un tool molto utile per la gestione dei progetti sia di piccoli team sia di team più grandi.
# Notion
Notion è un tool che permette di gestire al meglio il proprio spazio di lavoro, calendarizzando le diverse attività con i propri collaboratori.
Notion è caratterizzato da un User Experience ottimale, risultando particolarmente intuitivo e semplice, sia da utilizzare che da personalizzare.
Questo tool permette di lavorare sia da PC che da device mobili, con un efficace sistema di sincronizzazione e di lavoro off-line.
I punti di forza di Notion
Notion è un tool open per quel che riguarda l’integrazione con altri programmi. Offre la possibilità di recuperare tutti quei documenti e file che si trovano su altre piattaforme (come Google Drive e DropBox) in modo rapido e semplice.
Grazie a Notion nella board si possono implementare tutti gli elementi che possono risultare utili per il lavoro: come date di scadenza, link a database, stringhe di codici che sono necessari per delle funzioni personalizzate. Un ampio spettro di strumenti che si possono gestire tutti con lo stesso tool.
Oltre alla funzione di board per l’organizzazione del lavoro, Notion dispone anche di diversi template: molto utili sono quelli relativi al product management. Interessante anche la possibilità di creare un CRM, che può trasformarsi in un database di contatti a cui accedere rapidamente.
I costi
Notion è disponibile in diverse versioni:
I punti deboli di Notion
Notion è uno strumento flessibile e particolarmente adattabile alle diverse necessità degli utenti. Un piccolo limite che va però riconosciuto è che il tool è disponibile solamente in lingua inglese.
Per quale progetto è adatto Notion?
La possibilità di implementare diverse funzioni e di personalizzare al massimo la board rende Notion un tool adatto a diverse realtà: dal lavoro in singolo a quello in team.
In particolare Notion è molto efficace come strumento per la pianificazione del lavoro di copywriting e di pianificazione di articoli e di post, oltre alla calendarizzazione dell’attività da condividere con il team e con eventuali clienti.
# Trello
Trello è un tool per il project management che vanta una storia ormai decennale: infatti il primo prototipo del programma è stato lanciato nel 2010, con un nome ispirato al quello del cane di uno dei founder.
Si tratta di tool noto soprattutto per la sua semplicità e immediatezza di utilizzo: imparare a utilizzare il sistema di Trello richiede davvero pochi minuti, che bastano per essere in grado di organizzare la propria “bacheca”.
I punti di forza di Trello
Perché quello che caratterizza e distingue Trello rispetto agli altri prodotti del settore è proprio il fatto di essere concepito come un bacheca elettronica, utile per organizzare il lavoro in team.
Le bacheche rappresentano i progetti, possono a loro volta contenere delle Liste, che rappresentano attività diverse.
Sono presenti poi le Schede, che rappresentano “l’unità base” di Trello e contengono i task.
Le schede possono essere spostate da una lista all’altra.
È possibile organizzare la propria bacheca nel modo che si preferisce e mantenerla privata oppure condividerla con i propri collaboratori: in questo modo diventa possibile il lavoro in team.
Altro punto di forza di Trello è quello dato dalla possibilità di integrare diverse app, che si trovano nel market di Power up.
La disponibilità delle varie app è legata però alla scelta del tipo di Trello: nel caso si scelga una soluzione a pagamento sono disponibili app in numero maggiore, mentre con la soluzione free è possibile installare un singolo Power up.
Alcune app sono in effetti utili solo per personalizzare la bacheca, ma ve ne sono alcune che possono essere considerate indispensabili per organizzare al meglio il lavoro in team (per esempio Google Drive e DropBox).
I costi
Trello è disponibile in tre diverse versioni:
I punti deboli di Trello
Il punto debole più rilevante di Trello è dato dal fatto che non si mostra adatto alla gestione di progetti particolarmente complessi.
Il fatto di essere una vera e propria bacheca virtuale lo rende meno flessibile di altri tools.
Per quale progetto è adatto Trello?
Trello è un tool che può funzionare molto bene per i progetti gestiti anche da una singola persona oppure da un team che opera per una startup nelle fasi iniziali dell’attività, anche se può essere integrato con altri strumenti per operare in realtà più strutturate (come accade per Google o Squarespace).
# Wrike
Wrike è un tool per il project management che opera in cloud e punta a migliorare la collaborazione e la produttività complessiva.
Grazie a questo tool è possibile gestire l’intero ciclo di vita di un progetto.
Tutti i membri che collaborano al progetto hanno la visione delle loro attività e di tutti gli strumenti necessari per completarle, mentre i project manager possono monitorare la visione di insieme del progetto.
I punti di forza di Wrike
Il sistema di notifiche previsto da Wrike è molto utile nel lavoro in team.
Ogni utente può ricevere notizie relative alle attività in cui è coinvolto.
Tutte le attività del progetto vengono infatti monitorate in modo costante, andando a costituire una timeline che rappresenta l’evoluzione del progetto stesso.
Wrike offre interessanti possibilità di personalizzazione per quel che riguarda il flusso dei dati relativo al progetto.
Infatti è possibile scegliere se visualizzare questi dati come un diagramma di Gantt, una Kanban board, come una tabella simile a quella di Excel o come una lista di attività.
Wrike può lavorare come un’applicazione integrata di Office 365 all’interno di Microsoft Team, oltre a integrarsi con molte delle applicazioni più diffuse in rete.
I costi di Wrike
Wrike prevede diverse opzioni:
I punti deboli di Wrike
Quello che può essere considerato un punto debole di Wrike deriva dal fatto che si tratta di tool adatto a gestire anche progetti molto complessi.
Questo fa sì che non sia un programma particolarmente semplice da utilizzare: per sfruttarlo al meglio è necessario un periodo di studio e di apprendimento.
Per quale progetto è adatto Wrike?
Quello che può essere considerato un punto debole di Wrike deriva dal fatto che si tratta di tool adatto a gestire anche progetti molto complessi.
Questo fa sì che non sia un programma particolarmente semplice da utilizzare: per sfruttarlo al meglio è necessario un periodo di studio e di apprendimento.
# Quale tool utilizzare per la tua startup?
Difficile se non impossibile dare una risposta precisa a questa domanda.
Tutti i tool visti hanno caratteristiche diverse, che si possono adattare meglio o in misura minore alle caratteristiche di progetti diversi.
La soluzione migliore è quella di sfruttare la possibilità di provare gratuitamente il tool, in modo da capire se si tratta del prodotto con cui ti trovi meglio e che risponde nel modo migliore alle esigenze della tua startup.