La rete ci offre diversi strumenti, molto spesso anche gratuiti, che possono aiutarci a organizzare meglio il nostro lavoro: alcuni li abbiamo già conosciuti e abbiamo scoperto come possono risultare molto utili, se sfruttati nel modo migliore, per aumentare la produttività quotidiana.

In questo articolo esamineremo quegli strumenti (task manager), dedicati in modo specifico ad aumentare la produttività della nostra startup digitale, che ci permettono di monitorare in modo continuo tutte le attività della nostra startup e del nostro team.

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1. Asana

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Asana è uno dei software più diffusi per l’organizzazione del lavoro in team: permette infatti di coordinare online il lavoro complessivo di un gruppo di persone. Funziona tramite aree di lavoro (workspace) in cui possono essere aggiunti diversi membri, a cui possono essere assegnati diversi obiettivi (task).

Asana è in grado di gestire diversi progetti in modo indipendente: per cui su un progetto è possibile inserire alcuni collaboratori, che non saranno invece operativi su un differente progetto. Questo sistema di lavoro permette di evitare la confusione che può ingenerarsi quando i progetti di lavoro sono condivisi da tutti i membri del team, compresi quelli che non sono direttamente operativi all’interno del progetto stesso.

Inoltre i vari task possono essere calendarizzati con un diverso grado di urgenza (rappresentato da differenti colori) ed è possibile allegare dei file ai vari progetti.

Asana è disponibile anche come app mobile, realizzata sia per Iphone che per il sistema Android: in questo modo è possibile coordinare la gestione del team e dei progetti anche con l’utilizzo di dispositivi mobili.

Vantaggi e svantaggi di Asana

Il vantaggio più evidente di Asana è rappresentato dalla possibilità di gestire separatamente più progetti, utilizzando però un unico software. Il limite (che però è presente solo nella versione free) è dato dal numero limitato di collaboratori che è possibile inserire: solo fino a 15.

Quanto costa Asana?

Se abbiamo la necessità di utilizzare Asana con un maggior numero di collaboratori è necessario passare alla versione Premium, che ha un costo pari a 8.33 dollari per ogni mese di utilizzo: oltre alla possibilità di inserire un numero illimitato di collaboratori, questa versione è caratterizzata da un dashboard dotata di un maggior numero di elementi, dalla possibilità di esportare i dati dei progetti all’esterno di Asana e da quella di usufruire di un servizio clienti per ogni necessità.

 

 

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2. AWeber

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Per una startup digitale la comunicazione con il proprio pubblico via email è il canale più importante: si possono però presentare dei problemi di gestione delle mail e soprattutto delle newsletter (altro strumento indispensabile nell’ambito dell’ecommerce) quando i destinatari siano in numero abbastanza elevato. Se è possibile gestire manualmente l’invio di comunicazioni e newsletter a 10-15 destinatari, un numero più elevato sicuramente richiede una gestione automatizzata.

AWeber permette di automatizzare completamente il processo di gestione di una (o più) mailing list: è possibile creare una newsletter utilizzando i template già presenti nel software, tenere traccia dei click effettuati sulle mail dai destinatari, in modo da capire se la strategia commerciale è efficace.

Vantaggi e svantaggi di Aweber

La caratteristica più interessante di Aweber è sicuramente l’alto livello di affidabilità nell’invio delle email: infatti AWeber ha stretto accordi con i maggiori gestori di posta elettronica (fra cui Google, Hotmail e Yahoo) e le mail inviate tramite questo software non vengono bloccate dagli antispam (come spesso accade con le comunicazioni commerciali).

Il difetto di questo sistema di gestione risiede nel fatto che non è prevista una versione gratuita: è solo possibile un periodo di prova pari a 30 giorni, dopo di che è necessario acquistare la versione completa del software.

Quanto costa AWeber?

Per quel che riguarda i costi di AWeber, si parte da 19 dollari al mese fino a 500 destinatari, per arrivare fino a 149 dollari al mese per la gestione di 25.000 destinatari.

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3. Basecamp

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Gestire uno o più progetti che prevedono la collaborazione di diversi soggetti può diventare difficile e poco produttivo se si utilizzano strumenti standard come la posta elettronica: il rischio di generare un’enorme confusione nel processo di comunicazione è reale e può portare a un rallentamento nella realizzazione del progetto stesso.

Basecamp è il software utile in questi casi: non si tratta di una semplice “to do list”, ma di un vero e proprio project manager: arrivato alla versione 3 si tratta di un programma evoluto, che permette di gestire in modo semplice e soprattutto efficace anche progetti molto complessi e che prevedono un gran numero di partecipanti.

Utilizzando Basecamp si possono preparare e assegnare diversi obiettivi (contenuti in apposite liste), gestire documenti di testo per il web con un particolare template (che ricorda per certi versi quello di Wikipedia), stabilire delle scadenze e controllare che vengano rispettate e condividere file con i collaboratori: tutto quello che serve per la gestione dei progetti di una startup.

Vantaggi e svantaggi di Basecamp

Fra i vantaggi di questo software si possono segnalare la possibilità di utilizzarlo anche in italiano e la disponibilità di una versione che permette di condividere i progetti non solo con i collaboratori, ma anche con in clienti o altri soggetti interessati al progetto stesso, che possono in questo modo seguirne le evoluzioni.

Quanto costa Basecamp?

Basecamp prevede un periodo di prova gratuito per 60 giorni, ma poi diventa necessario acquistare la versione completa e il costo risulta essere abbastanza elevato: 29 dollari al mese per la versione che prevede solo il lavoro in team, mentre la versione che prevede la partecipazione dei soggetti esterni al team costa 79 dollari al mese.

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4. Trello

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Se c’è bisogno di uno strumento flessibile e semplice, che si adatti a diverse funzioni e necessità che può presentare il lavoro in team, Trello può rappresentare una soluzione interessante.

Non si tratta di un vero e proprio ufficio virtuale e nemmeno di un project manager in senso stretto: Trello ha una struttura fluida, che permette di utilizzarlo sia per gestire un progetto di una startup digitale che di pianificare una campagna di marketing o qualsiasi altra attività possa essere gestita in team.

Per fare questo è possibile combinare i diversi elementi di base che si possono utilizzare in Trello: le liste (per esempio i punti di un diverso progetto), le card (obbiettivi assegnati ai singoli membri), gli allegati, le scadenze, i diversi utenti e i commenti che è possibile inserire.

Combinando questi diversi elementi è possibile utilizzare Trello come supporto alle riunioni, fisiche o virtuali, del team, per capire su quali punti è necessario focalizzare l’attenzione e come programmare il lavoro fino alla riunione successiva.

Vantaggi e svantaggi di Trello

Fra i vantaggi dell’utilizzo di Trello vi sono il fatto che grazie alla sua struttura può essere adattato a diverse necessità e non solamente ad alcuni progetti, oltre a essere dotato di una versione mobile che si integra perfettamente con quella prevista per personal computer.

Quanto costa Trello?

Fra i limiti si riscontra il fatto che non vi sia la possibilità di gestire meeting virtuali e che le varie card (che servono a fissare i singoli obiettivi) non possano essere diversificate a seconda della difficoltà.

L’utilizzo della versione base di Trello, che prevede la gestione di un singolo team, è gratuita, esistono però una versione a pagamento (per 8,33 dollari al mese) che permette un’integrazione con altri tools (come Evernote e Dropbox) e maggiori sistemi di sicurezza.

Esiste poi anche una versione Enterprise, pensata per le aziende che devono gestire diversi team su diversi progetti ha un costo di 20,83 dollari al mese.

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5. Wunderlist

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Gestire gli impegni di un progetto per un team può diventare un compito impegnativo, perché si tratta di coordinare, molto spesso da remoto, le operazioni e le comunicazioni di diverse persone, che lavorano a diversi obbiettivi, con scadenze e modalità diverse.

Le liste create con questo software possono essere condivise con altri utenti, e agli obbiettivi possono essere aggiunti dei subtask più specifici. Inoltre alle liste possono essere aggiunte note, possono essere fissate delle scadenze e inseriti dei remainder, che avvertono quando un’attività non è stata portata a termine nel tempo previsto. Inoltre è possibile scaricare contenuti direttamente da internet e condividerli con altri utenti.

Si tratta di un software flessibile e di smeplice utilizzo, che si può rivelare uno strumento utile per coordinare il lavoro di un team nell’organizzazione di un progetto. Fra i vantaggi di Wunderlist va sicuramente indicato la possibilità di essere utilizzato su quasi tutti i dispositivi mobili (compreso Kindle) e la velocità di sincronizzazione delle informazioni.

Vantaggi e svantaggi di Wunderlist

Il difetto maggiore di questa applicazione è il fatto di non risultare adatta alla gestione di progetti particolarmente complessi.

Quanto costa Wunderlist?

Wunderlist è disponibile in una versione free, che è caratterizzata da una limitata possibilità di aggiungere subtask per ogni obbiettivo (al massimo possono essere 25), un numero limitato di utenti per lista (25 al massimo) e una dimensione massima di 5 MB per ogni file allegato.

È disponibile una versione Pro, al costo di 4,99 dollari al mese, che è priva di queste limitazioni, e una versione Business, sempre allo stesso prezzo, studiata per gestire in modo specifico le attività di un’azienda.

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# Asana, Basecamp e Trello: quali sono le differenze?

A una prima occhiata Asana, Basecamp e Trello potrebbero sembrare dei software che svolgono lo stesso compito, mentre vi sono delle differenze molto importanti. Vediamole, sempre tenendo presente che facciamo riferimento alla versione base o free.

Asana: permette di gestire più progetti con un numero limitato di collaboratori. I progetti sono organizzati in un workspace e ai partecipanti sono assegnati degli obiettivi(task) colorati a seconda della calendarizzazione e dell’urgenza.

Basecamp: viene utilizzato per preparare una lista di obbiettivi, su diversi progetti, che possono essere assegnati a un numero illimitato di partecipanti. Offre la possibilità di creare documenti di testo con un particolare template e di condividere il progetto con soggetti esterni a esso (come clienti o finanziatori).

Trello: la sua struttura lo rende adatto alla programmazione di singole attività e/o meeting (che non possono però essere svolti tramite il software). Si può utilizzare per un singolo team con un singolo progetto e non è possibile definire il livello di urgenza degli obiettivi (assegnati ai partecipanti tramite card)

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